如何正确地给导师写邮件?

如何正确地给导师写邮件?
June 23, 2016 No Comments » 铭阳教育 sunrise

如何正确地给导师写邮件?

此篇文章献给初来乍到的新生们,恭喜大家开始了留英之旅!小编在这里给大家分享下开启留英学术之旅前相当重要的一个问题:如何给导师发邮件。在国外用邮件来和对方沟通是最普遍的一件事情,尤其是和学校的导师或者相关工作人员。
用学校的邮箱
新生注册成功后,每个学生都会获得一个学校给予的属于自己的邮箱(不爱学习的亲可能不清楚会有这个邮箱….),这个邮箱是非常有用的,一般接下来你学习问题,课程的安排等,学校和导师都会优先通过这个邮箱告知你。小编建议大家可以通过自己学校的邮箱给导师发邮件,因为如果你用自己的邮件给导师发,导师可能根本不会看或者直接收不到被sent到垃圾箱去了…

主题栏紧扣主题
写邮件最主要的是要有个标题,在主题栏上用key word对文件做一个简单解释,比如请假Absence,课程问题Question about lesson等。千万不要空着或者发需要紧急回复这样的话,会让人觉得很不礼貌,如果空着的话老师说不定不知道你是谁也就不看你这个邮件了。
称呼问题

对于给老师发邮件,最安全的开头就是Dear XXX。千万不要用MS MRS之类的称呼,非常不正式而且万一导师离婚了呢,导师还要发脾气。
简洁扼要,直奔主题
教授导师每天要接很多邮件,如果你有任何问题有任何事情要阐述,都需要明白的表达出来。如果问题特别多或者导师邮件跟你解释的不是很清楚想要当面跟导师谈,则可以预约面谈,询问下导师什么时候有时间(尽量配合导师的时间)。这样导师在见你之前你们也会有个准备时间,能够更有效的解决你的问题。
注意:这是个邮件,不是短信,并且你在和你的导师发邮件,就不要用写短信时候用的单词缩写了!说不定又要被认为你不礼貌,反正英国这个注意礼貌的国度,不当心就被人以为你不礼貌,一定要注意一下。

千万不要和导师开玩笑
和外国人开玩笑这件事,小编只能说各国人民笑点不同,尤其腐国人民更是高深莫测…如果你认为是开玩笑的,结果导师当真了,那就真的悲剧了。毕竟是和自己论文、考试相关的事情,还是别和老师开玩笑的好。

邮件结尾很重要
每封邮件的最后,都要很有礼貌的加上Best Wishes/Kind Regards(或者其他友好语气来结尾),并且附上你的名字。
再三检查
发邮件是永久性的…一旦发出去就不能收回了…大家在发送之前一定要切记检查收件人、检查语言和称呼…不然发出去了闹个笑话或者让教授觉得中国人特别没礼貌都不好。还有中国人英语不好,对于拼写和语法错误,一定要再三检查!你也不想给你的导师留下一个poor english的印象吧。
下面给大家说一下常用的邮件英文写法:
20个开端用词
1) Thank you for your message/email/phone call.
2) I hope you are doing well.
3) I hope you had a great weekend.
4) I hope this finds you well.
5) Just checking in.
6) Thanks again for your help.
7) It was great talking to you.
8) It was great meeting you.
9) Thanks for the additional info.
10) Just wanted to send you a quick note to…
11) How is everything?
12) Thanks for the quick response.
13) Thanks for your help with…
14) I have a quick question.
15) I have a quick request.
16) Thanks for the update.
17) Just checking in to make sure that…
18) I wanted to reach out to you because…
19) I am looking forward to…
20) It is great to hear from you.
如何结束?
I look forward to hearing from you soon / meeting you next Tuesday.
I look forward to seeing you soon.
I’m looking forward to your reply.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
We look forward to a successful working relationship in the future.
Please advise as necessary.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
如何表达你想得到帮助?
If I can be of assistance, please do not hesitate to contact me.
If you require any further information, feel free to contact me.
If you require any further information, let me know.
Please feel free to contact me if you need any further information.
Please let me know if you have any questions.
I hope the above is useful to you.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Please contact me if there are any problems.
Let me know if you need anything else
Drop me a line if I can do anything else for you.

(部分内容来源于网络)

铭阳教育